Case Study : Chủ quán net kinh doanh hiệu quả hơn nhờ phần mềm X-Station

21/05/2025 04:11:PM

Trước khi dùng X-Station: Hệ thống rời rạc, kiểm soát thiếu chặt chẽ

Anh Lâm chia sẻ rằng trước khi sử dụng X-Station, anh từng dùng một phần mềm quản lý khác. Tuy nhiên, hệ thống cũ chỉ đáp ứng được những tính năng cơ bản như tính giờ và thu ngân, các phần khác đều rời rạc và phụ thuộc vào nhân viên.

Kho hàng vẫn phải kiểm tra thủ công. Combo bán hàng không được quản lý tập trung. Nhân viên xử lý đơn gọi món bằng cách ghi tay hoặc ghi nhớ – rất dễ bỏ sót trong giờ cao điểm. Các thao tác quan trọng như hủy giờ, điều chỉnh combo, giảm giá… cũng không được ghi log, khiến anh không kiểm soát được hiệu quả từng ca làm.

Dù có phần mềm, nhưng anh vẫn luôn cảm thấy bất an mỗi khi rời quán. "Không có mặt ở đó, mình gần như không biết được chuyện gì đang diễn ra," anh chia sẻ.

Sau khi dùng X-Station: Chủ quán "rảnh đầu", quán vận hành bài bản

Quyết định thử dùng X-Station ban đầu chỉ vì đang có chương trình dùng thử miễn phí. Nhưng sau chưa đầy một tuần, anh Lâm nhận ra đây chính là công cụ anh cần suốt 3 năm qua.

Tất cả giờ chơi, khuyến mãi, combo được tự động đồng bộ trên hệ thống. Khách hàng có thể nạp tiền trực tiếp qua QR hiển thị trên máy, không cần gọi nhân viên. Gọi món ăn, nước uống cũng thực hiện ngay tại máy trạm, mọi thao tác hiện lên hệ thống phục vụ. Nhân viên làm việc rõ ràng, không còn sót đơn hay nhập nhầm.

Hệ thống còn giúp anh quản lý kho hàng theo thời gian thực. Mỗi khi có món bán ra, số lượng được tự động trừ trong kho. Anh dễ dàng theo dõi tồn kho, biết món nào còn – món nào đã bán bao nhiêu, từ đó lên kế hoạch nhập hàng chính xác và hạn chế tình trạng hết món khi khách gọi.

Kết quả kinh doanh: Tối ưu vận hành – Tăng trưởng rõ rệt

Từ một người phải túc trực ở quán mỗi ngày, anh Lâm giờ chỉ cần kiểm tra hoạt động từ xa qua hệ thống. Báo cáo doanh thu hiển thị chi tiết theo từng ca, từng nhân viên, từng dịch vụ.

Doanh thu sau hai tháng sử dụng X-Station tăng đều đặn. Một phần nhờ phục vụ tốt hơn, phần khác đến từ việc cắt giảm được sai sót và thất thoát. Khách cũ quay lại nhiều hơn, khách mới cũng ấn tượng với cách vận hành chuyên nghiệp của quán.